Karty paliwowe jako środek optymalizacji w księgowości

Zasadniczo karty paliwowe można podzielić na ogólne oraz te wydawane przez konkretną sieć dystrybucji paliwa (np. europejska Shell czy krajowa Orlen itp.).

Karty paliwowe ogólne – zewnętrznych dostawców – to z reguły wydajne narzędzie w sytuacji, kiedy przedsiębiorca korzysta z różnych stacji paliw i nie ma żadnych możliwości wyboru tankowania na stacjach jednej czy dwóch marek. Wydawcy tych kart jednakże z reguły doliczają prowizje przez co narzędzie staje się mniej opłacalne. Z drugiej strony, wydawcy Ci we własnym zakresie zapewniają procedurę VAT REFUND (zwrot VAT u paliwa zatankowanego za granicą).

Karty paliwowe danej sieci (Shell, BP, Statoil, Lukoil) z reguły pozwalają na tankowanie na wszystkich stacjach w całej Europie, albo jak w przypadku karty Orlen tylko w części Europy (Polska, Czechy, Litwa, Niemcy). Niektóre karty paliwowe dają ponadto możliwość tankowania na innych stacjach partnerskich, z reguły w tych krajach, gdzie dana marka nie ma swojej sieci dystrybucji (np. BP nie ma stacji w Czechach). W przeciwieństwie do kart ogólnych z reguły nie pobierają prowizji, ale też nie oferują automatycznej zasady VAT REFUND. Wydawcy kart mogą wymagać zgody na polecenie zapłaty z rachunku (np. Shell).

Formalnie nic nie stoi na przeszkodzie zawarciu umowy z dwoma czy trzema dostawcami sieciowych kart w celu zapewnienia sobie większego pokrycia stacji na obsługiwanych przez firmę trasach transportowych. W finalnym rozrachunku liczba faktur nadal będzie mniejsza niż paragonów.

Bez względu na wybrany typ karty, oba warianty oferują zasadniczą optymalizację w księgowości. Przedsiębiorca zamiast gromadzenia i przechowywania dużej liczby paragonów, które mogą wyblaknąć lub zaginać, otrzymuje co miesiąc jeden przejrzysty i szczegółowy dokument. Również płatność za faktury następuje z reguły raz w miesiącu. W efekcie, zamiast niezliczonej ilości transakcji, księgowość rozlicza jedną fakturę i jedną płatność. W razie chęci odzyskania VAT zapłaconego z paliwem w innych krajach, wniosek o zwrot jest uproszczony do maksymalnie dwunastu faktur w ciągu roku. Takie rozwiązanie upraszcza złożenie wniosku oraz ułatwia i przyśpiesza kontrolę jego poprawności przez zagraniczny organ podatkowy. W efekcie można szybciej oczekiwać zwrotu podatku.